¿Cómo las Unidades Nacionales procesan las solicitudes ETIAS?

La Unión Europea pronto introducirá ETIAS,  pero todavía hay mucha confusión en cuanto a qué es exactamente, quién lo requiere, el proceso de solicitud y cómo funciona el sistema.

ETIAS significa Sistema Europeo de Información y Autorización de Viajes (SEIAV) y, como su nombre lo indica, es un método para recopilar información no solo sobre los posibles visitantes al Espacio Europeo o Schengen y utilizar esa información para monitorear el itinerario de viaje de un solicitante, sino también para determinar si a esa persona se le debe negar el acceso por motivos penales, motivos terroristas o de salud.

ETIAS está destinado a comenzar a mediados de 2024 y ser obligatorio a principios de 2025 después de un período introductorio de seis meses durante el cual se debe abordar y rectificar cualquier falla en el sistema.

Una vez que esté completamente en su lugar, ETIAS será obligatorio para los ciudadanos de más de sesenta países que actualmente disfrutan de acceso sin visa a Europa. Después del Brexit, esta lista ahora incluye al Reino Unido y los pasaportes británicos deberán ser aprobados por ETIAS antes de que se pueda emprender cualquier viaje a Europa.

A diferencia de una solicitud de visa donde se requiere asistencia personal, la solicitud de ETIAS se realiza en línea o a través de una aplicación móvil que pronto se introducirá y debería tomar solo unos minutos con más del 95% de las solicitudes que se espera que sean aprobadas rápidamente.

Esta aprobación, o denegación, cae dentro del ámbito de competencia de una Unidad Nacional SEIAV cuya función incluye verificar la identidad del solicitante y validar los datos personales presentados.

Unidad nacional en cada Estado miembro

Como parte del despliegue de ETIAS, cada estado miembro de la Unión Europea debe establecer y mantener su propia Unidad Nacional. Estas unidades toman la decisión final sobre si se otorga o no la aprobación ETIAS.

Con el fin de proteger a los ciudadanos de la UE de posibles riesgos terroristas, criminales o incluso para la salud, las unidades nacionales SEIAV deben examinar cuidadosamente cada solicitud y verificar los detalles del solicitante a través de una base de datos central que contiene archivos y registros de múltiples fuentes, incluidas Interpol, Europol, Frontex (que es la Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas), SIS (Sistema de Información de Schengen) y muchos otros.

Aunque las Unidades Nacionales ETIAS tienen otros deberes, su principal responsabilidad es evaluar cada solicitud y otorgar o denegar el ETIAS.

El aproximadamente 4 o 5% de las solicitudes rechazadas serán por motivos penales, terroristas o de salud, y esto ocurrirá si una solicitud devuelve una advertencia para un posible proveniente de la base de datos central.

En tales casos, la solicitud se remitirá a la unidad central SEIAV, que realizará controles adicionales del solicitante y de la información facilitada en el formulario de solicitud. Se estima que el 50% de estas solicitudes pasarán la segunda evaluación en la Unidad Central ETIAS, pero el resto irá a una Unidad Nacional SEIAV para su escrutinio final y un resultado positivo o negativo resultante.

Para llegar a una decisión final, la Unidad Nacional ETIAS responsable se pondrá en contacto con el solicitante por correo electrónico para solicitar más información, detalles o aclaraciones.

En casos muy raros en los que los problemas no se pueden aclarar por correo electrónico, se le puede pedir al solicitante que asista a una entrevista personal.

¿Qué unidad nacional ETIAS es responsable?

Cuando un ciudadano no perteneciente a la UE solicita un ETIAS que es rechazado, es el país desde el que se devolvió el pedido en el sistema de seguridad el responsable de tratar la solicitud.

Si, por ejemplo, una aplicación desencadenó una respuesta positiva en el sistema desde una base de datos de la policía francesa, entonces es la Unidad Nacional ETIAS francesa la que debe realizar más investigaciones y verificaciones.

Si, después de que se hayan llevado a cabo todos los controles, se rechaza una solicitud ETIAS por cualquier motivo, el solicitante tiene derecho automático a apelar.

En tales casos, se proporcionará al solicitante la información de contacto de la Unidad Nacional ETIAS correspondiente, incluida una dirección de correo electrónico, nombre de contacto, número de teléfono y una dirección física para la correspondencia escrita y proporcionar documentación si es necesario.

Las Unidades Nacionales ETIAS también tienen el poder de emitir un ETIAS con validez limitada. Esta forma inusual de autorización generalmente limitará al titular a viajar solo al país cuya Unidad Nacional emitió el ETIAS. Esta situación puede surgir por razones humanitarias o por interés o seguridad nacional.

Otra forma inusual de ETIAS que se puede otorgar permite la entrada solo a ciertos países nombrados dentro de la UE y el Área Schengen. Esta forma de ETIAS también es competencia de las Unidades Nacionales, que harán los arreglos necesarios con los países para los que el ETIAS será válido.

Facultades de caducidad y anulación

Un ETIAS se otorga bajo la condición de que los detalles proporcionados por el solicitante sean verdaderos y completos y la aprobación viene con ciertos términos y condiciones adjuntos.

Si la situación de un solicitante cambia y la información facilitada ya no es correcta, o si ya no se cumplen las condiciones asociadas a la concesión del SEIAV, una unidad nacional está facultada para revocar o anular el SEIAV. Esta situación puede surgir si el nombre de la persona está marcado en rojo en la base de datos de seguridad ETIAS o en el SIS o si la persona es objeto de una orden internacional de arresto o detención.

Un ETIAS revicado o anulado también puede ocurrir sin culpa del titular si, por ejemplo, el pasaporte se pierde o es robado. En cualquier circunstancia, el titular del SEIAV tiene derecho a apelar cualquier decisión de la unidad nacional SEIAV responsable de la revocación o anulación.

Protección de Datos Personales

Las Unidades Nacionales ETIAS deben cumplir con las leyes y regulaciones europeas vigentes en materia de protección de datos personales. Gran parte de la información suministrada en un formulario de solicitud es sensible y muy personal. Para proteger los datos de un solicitante, toda la información se almacena y procesa en servidores seguros y solo un número limitado de personal autorizado puede acceder al sistema de información central ETIAS.

Como es el caso de las regulaciones de datos personales, los solicitantes que crean que la información almacenada en el Sistema de Información ETIAS es incorrecta tienen derecho a ponerse en contacto con la Unidad Central ETIAS o la Unidad Nacional considerada responsable del error.

La unidad central o nacional SEIAV está obligada a verificar los datos almacenados y realizar las correcciones, modificaciones o actualizaciones necesarias. Tras una comprobación exhaustiva de la información facilitada, la unidad central o nacional SEIAV debe informar por escrito al solicitante de los cambios introducidos y de cómo afectan a la situación actual de un SEIAV o de futuras solicitudes.